Home/Materi IT/Cara Membuat Mail Merge di Word
Tidak sulit untuk membuat sejumlah dokumen dalam satu template. Anda bisa memanfaatkan fitur mail merge dalam dokumen lembar kerja Microsoft Word. Cara membuat mail merge di Word juga terbilang mudah dan praktis.
Fitur ini juga bermanfaat guna mengirimkan dokumen ke banyak penerima secara cepat dan gampang.
Mail merge juga memungkinkan Anda dalam membuat label, sertifikat hingga amplop sesuai keinginan. Untuk itu, Anda perlu tahu bagaimana cara membuat mail merge di Microsoft Word.
Cara Membuat Mail Merge di Ms Word Cepat dan Praktis
Untuk membuat mail merge, sebaiknya Anda bisa benar-benar menyimak cara-cara berikut. Pilihlah mana yang sesuai dengan versi Microsoft Office Anda.
Jadikan pengiriman email Anda kian mudah dengan memanfaatkan fitur mail merge.
1. Membuat Mail Merge Microsoft Word 2010
Mail merge akan memudahkan Anda dalam membuat dokumen dengan isi serupa untuk dikirimkan kepada banyak penerima dengan mudah dan cepat.
Berikut adalah cara membuat mail merge dalam dokumen kerja Microsoft Word 2010.
- Untuk membuat mail merge dalam lembar kerja Microsoft Word 2010, terlebih dahulu bukalah pilihan ‘Blank Document’.
- Selanjutnya Anda bisa membuat data source terlebih dahulu dalam lembar kerja Microsoft Excel 2010. Adapun contoh data source yang dimaksud ialah seperti berikut. Jangan lupa setelah membuat data yang dimaksud, simpanlah file tersebut.
| No. | Nama | Alamat |
| 1. | Anang | Jakarta |
| 2. | Isma | Bandar Lampung |
| 3. | Jovi | Bogor |
| 4. | Rava | Bekasi |
- Berikutnya Anda bisa membuat dokumen master dalam lembar kerja Microsoft Word. Jangan lupa simpan dengan nama yang gampang diingat. Misalnya, ‘Master Surat’. Contoh dokumen master yang dimaksud ialah seperti berikut.
- Perlu diingat dalam membuat dokumen master, sebaiknya Anda memberikan jarak guna meletakkan nama serta alamat. Berikutnya jangan tutup dokumen master terlebih dahulu sebelum mulai menggabungkannya dengan data source.
- Setelah membuat dokumen master, berikutnya Anda bisa langsung menggabungkannya dengan data source.
- Arahkan kursor Anda ke bagian menu bar. Pilih menu ‘Mailings’ yang berada tepat di antara menu ‘References’ dan ‘Review’.
- Pada bagian menu ‘Mailings’ berikutnya Anda bisa klik pilihan ‘Start Mail Merge’ dan pilih ‘Select Recipients’.
- Ketuk opsi ‘Use Existing List’ yang berada di tenga daftar ‘Select Recipients’.
- Lanjutkan dengan pencarian lokasi dokumen yang ada dalam kotak dialog tersebut.
- Setelah menemukannya segera klik ‘Open’ guna menampilkan jendela dialog ‘Select Table’.
- Pada jendela tampilan tersebut, klik bagian yang berisi sumber data dan centang pilihan ‘First row of data contains column headers’. Jangan lupa klik opsi ‘Ok’ untuk mengkonfirmasi pilihan Anda.
- Berikutnya Anda bisa melanjutkan dengan menempatkan beragam data ke tiap-tiap tempat.
- Letakkan kursor Anda pada bagian dokumen master bertuliskan ‘Kepada Yth.’
- Ketuk pilihan menu ‘Mailings’ dan pilih ‘Write and Insert Fields’.
- Pada opsi tersebut, pilih ‘Insert Merge Field’ dan pilihlah ‘Nama’.
- Secara otomatis nantinya nama-nama yang Anda buat dalam lembar kerja Excel atau data source akan tercantum pada dokumen Word yang Anda buat.
- Lakukan hal serupa pada bagian ‘Alamat’ dalam data source. Nantinya secara otomatis, halaman lembar kerja Word Anda akan menyuguhkan tampilan seperti berikut.
| Kepada Yth.
Anang Di- Jakarta |
- Jika Anda ingin mengedit ukuran huruf atau jenisnya, maka bisa segera dilakukan tanpa mengubah data source.
- Apabila ada penambahan data yang bersifat baru, maka bisa langsung melakukan penambahan ata pada bagian data source.
- Selanjutnya, untuk melihat keseluruhan hasil penggabungan data source dengan dokumen master maka klik opsi ‘Preview Results’.
- Untuk mencetak mail merge, maka Anda bisa memilih satu dari tiga pilihan yakni ‘All’ (mencetak keseluruhan surat), ‘Current Record’ (mencetak halaman yang masih aktif) atau ‘From To’ (mencetak surat pilihan saja).
2. Membuat Mail Merge Microsoft Word 2007
Selain bisa dibuka dalam lembar kerja Microsoft Word 2010, mail merge juga bisa dibuat menggunakan lembar kerja Word 2007.
Caranya juga sangat mudah dan tidak jauh berbeda dengan Microsoft Word tahun 2010.
- Sama seperti halnya dengan membuat mail merge dalam Word 2010, sebaiknya Anda membuka terlebih dahulu program Word 2007. Jangan lupa pilih ‘Blank Document’.
- Selanjutnya Anda bisa arahkan kursor ke bagian menu bar.
- Lanjutkan dengan memilih menu ‘Mailings’.
- Pada bagian ‘Mailings’ coba klik opsi ‘Start Mail Merge’.
- Setelah mengetuk opsi tersebut, beralihlah dan memilih ‘Step by Mail Merge Wizard’.
- Tunggu sejenak sampai muncul sub menu dari mail merge yang dimaksud.
- Selanjutnya Anda bisa memilih ‘Letters’ guna membuat tipekal dokumen ke dalam bentuk surat.
- Berikutnya Anda bisa mengetuk pilihan ‘Next’ pada bagian bawah sub menu tersebut.
- Jika sudah mengetuk pilihan ‘Next’, maka berikutnya akan tampil sub menu baru. Pada sub menu baru tersebut, pilih ‘Use The Current Document’.
- Berikutnya kembali ketuk ‘Next’.
- Maka akan tampil sub menu baru lagi. Lanjutkan dengan mengklik pilihan ‘Type a New List’ guna menciptakan data baru yang ingin dimasukkan ke dalam surat.
- Lalu Anda bisa mengetuk opsi ‘Create’.
- Tidak lama kemudian akan muncul sub menu baru yakni ‘New Address List’. Pada sub menu tersebut, pilih ‘Customize Address List’. Sub menu ini nantinya akan dipakai apabila Anda ingin mengganti judul dari data yang hendak dimasukkan.
- Jika Anda ingin memasukkan judul baru, maka pilih bagian ‘Add’. Isi bagian tersebut dengan judul dari data yang diperlukan dengan mengetuk pilihan ‘Insert’. Jangan lupa mengetuk ‘Ok’.
- Apabila sudah selesai, berikutnya isilah menggunakan data yang diperlukan. Salah satunya data nama. Maka Anda bisa menuliskan dengan daftar nama yang diinginkan. Contohnya, Karina, Maya, Nari, Risa. Jangan lupa simpan data nama tersebut dengan mengetuk opsi ‘Save’.
- Selanjutnya akan muncul sub menu ‘Mail Merge Recipients’. Klik opsi ‘Ok’.
- Berikutnya kembali lagi ke halaman Microsoft Word Anda. Pilih opsi ‘Insert Merge Field’.
- Sekarang masukkan data alamat yang dibutuhkan. Letakkan setelah kata ‘Tempat’.
- Untuk melihat seperti apa hasil dari mail merge yang Anda buat, maka ketuk toolbar ‘Preview Results’.
3. Membuat Sertifikat dengan Mail Merge (Bonus)
Seperti yang sudah Anda ketahui sebelumnya bahwa mail merge juga bisa untuk membuat sertifikat. Cara membuat mail merge sertifikat ini sangat mudah dilakukan.
Hanya saja Anda harus terlebih dahulu menyiapkan template sertifikat, nama, isian data hingga kertas cetaknya.
- Pada menu ‘Mailings’ pilihlah opsi ‘Start Mail Merge’.
- Lanjutkan dengan memilih opsi ‘Use an Existing List’.
- Pilihlah sheet sertifikat yang sudah Anda buat dan klik ‘Ok’.
- Pastikan Anda cek terlebih dahulu data-data di dalam sheet file tersebut. Jika ingin mengeditnya, maka bisa mengetuk pilihan ‘Edit Recipients List’. Jangan lupa klik ‘Ok’.
- Blok tulisan dan klik ‘Insert Merge Field’.
- Lanjutkan dengan memilih data yang dibutuhkan.
- Pilih ‘Preview Results’ untuk melihat hasilnya.
- Jika sudah cocok, maka Anda bisa langsung mencetaknya dengan mengetuk opsi ‘Finish & Merge’ dan ‘Print Document’.
Cara membuat mail merge di Word ternyata begitu gampang dilakukan. Anda bisa mencobanya dalam lembar kerja Microsoft Word 2010 maupun 2007.
Menariknya lagi, Anda juga dapat membuat sertifikat dengan fitur mutakhir ini.